Der Bürgermeister wird für die Dauer von 5 Jahren von den Bürgerinnen und Bürgern direkt gewählt. Er leitet die Stadtverwaltung und ist Vorsitzender des Stadtrates und des Haupt- und Finanzausschusses. Der Bürgermeister bereitet die Beschlüsse für die politischen Gremien vor und ist gesetzlicher Vertreter in Rechts- und Verwaltungsgeschäften. Er ist Repräsentant der Bürgerschaft und des Stadtrates und Ansprechpartner für alle Bürgerinnen und Bürger. Innerhalb der Stadtverwaltung ist der Bürgermeister der Dienstvorgesetzte für alle Beschäftigten und leitet den Geschäftsbereich II mit den Fachbereichen Bürgerservice-Ordnung, Bauordnung, Wirtschaft-Stadtentwicklung und Tiefbau-Umwelt.

Der erste Beigeordnete wird vom Rat der Stadt für die Dauer von 8 Jahren gewählt. Er ist der allgemeine Vertreter des Bürgermeisters und vertritt ihn bei Verhinderung in dessen Geschäftsbereich sowie bei allen Dienstgeschäften. Er ist zudem als Kämmerer der Stadt bestellt. Der erste Beigeordnete leitet den Geschäftsbereich I mit den Fachbereichen Zentrale Dienste, Finanzen, Bildung-Sport-Kultur und Soziales.

Die Aufgabe der kommunalen Gleichstellungsbeauftragten ist es, einen gleichstellungspolitischen Handlungsbedarf zu erkennen und sich vor Ort dafür einzusetzen, Benachteiligungen in der Gesellschaft mit Veranstaltungen und Kampagnen mittels Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit abzubauen. Schwerpunkte sind Bildung / Beruf, Trennung / Scheidung, Alleinerziehende, Gewaltprävention, Integration / Vielfalt sowie Förderung der Teilhabe von Frauen in den politischen Gremien.

Im Rathaus hat die Gleichstellungsbeauftragte die Aufgabe im Hinblick auf den Schutz der Beschäftigten vor Benachteiligungen wegen ihres Geschlechts, insbesondere bei Benachteiligungen von Frauen, diese zu erkennen, zu fördern und zu überwachen. Sie ist u.a. im Stellenbesetzungsverfahren eingebunden und nimmt an internen Organisationsbesprechungen teil. Im Bereich der Personalentwicklung erstellt sie den Gleichstellungsplan und plant Angebote für die Beschäftigten zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und führt diese durch.

Die Gleichstellungsbeauftragte steht für Bürgerinnen und Bürgern als auch den Beschäftigten der Stadt Schloß Holte-Stukenbrock beratend und unterstützend zur Seite.

Die Vermarktung des Tourismus- und Freizeitangebots (Rad- und Wandertouren, Ausflugsziele, Gastronomie und Unterkünfte, Veranstaltungen) gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Stadtmarketings. Die Informationen werden detailliert aufbereitet und sowohl in Printprodukten als auch im Internet und Apps digital zur Verfügung gestellt. Eigene Veranstaltungen wie das Stadtfest und der Grafschaftslauf, weitere Events und Jubiläen werden durch das Marketing organisiert. Verschiedene Projekte wie die Ems-Erlebniswelt, die Alltagsmenschen und die Weihnachtsbeleuchtung liegen ebenfalls im Verantwortungsbereich des Marketings. Außerdem unterstützt das Stadtmarketing alle Fachbereiche im grafischen und digitalen Bereich.

Der Fachbereich 1 - Zentrale Dienste (frühere Bezeichnung Haupt- und Personalamt) begleitet die politische Gremienarbeit (Haupt- und Finanzausschuss, Stadtrat) und ist zuständig für die Durchführung von Wahlen. Im internen Bereich gehören Organisationsangelegenheiten incl. EDV sowie alle Angelegenheiten für die Mitarbeiter/innen des Rathauses und der Nebenstellen zu den Aufgaben des Fachbereichs. Auch die Gewinnung von neuem Personal liegt in der Verantwortung dieses Fachbereichs.

Der Fachbereich 2 - Finanzen erfüllt vielfältige Aufgaben rund um die Finanzierung der kommunalen Aufgaben und die Abwicklung der Zahlungsströme der Stadt Schloß Holte-Stukenbrock. Dabei wirken die Mitarbeiter sowohl direkt für den Bürger als auch als Servicedienstleister für andere Fachbereiche. Wichtige Aufgaben sind die Haushaltsplanung und -bewirtschaftung, die Verwaltung der Beteiligungen, die Erhebung der kommunalen Abgaben sowie die Kassenverwaltung und Vollstreckung.

Dem Fachbereich 3 - Bürgerservice & Ordnung sind neben dem klassischen Ordnungsamt auch das Standesamt sowie die mit der Stadtwerdung eingerichtete Straßenverkehrsbehörde zugeordnet. Der Bürgerservice-Bereich ist erste Anlaufstelle, wenn es um Umzug, Ausweise und Pässe, Abmeldung von Kraftfahrzeugen oder Führerscheine geht.

Dem Fachbereich 4.1 - Bildung, Sport & Kultur obliegt die Verwaltung sämtlicher Schulen im Stadtgebiet. Dazu gehören Fragen der Schulträgerschaft,, Schulentwicklung, die sächliche Ausstattung der Schulen sowie Schülerbeförderung und Lernmittelfreiheit. Ferner werden hier die Gebühren für die Kindertagesstätten und die Offene Ganztagsschule festgesetzt.
Der Fachbereich ist Ansprechpartner in allen kulturellen und sportlichen Angelegenheiten. Er kümmert sich federführend um die Instandhaltung und ggf. Erweiterung der Sportanlagen. Die Vergabe der Sporthallenzeiten, die Vermietung der städtischen Aulen und die Konzeption und Durchführung des Veranstaltungsprogramms GLANZLICHTER sind ebenfalls im Fachbereich angesiedelt.

Im Fachbereich 4.2 - Soziales sind alle Aufgaben gebündelt, die im Zusammenhang mit sozialen Leistungen für alle bedürftigen Bürgerinnen und Bürger stehen. Diese können zum Beispiel sein: Gewährung von Grundsicherung und Hilfe zum Lebensunterhalt, Schwerbehindertenangelegenheiten, Asyl- und Rentenangelegenheiten sowie Wohngeld und Angelegenheiten des sozialen Wohnungsbaus.

Der Fachbereich 5 – Wirtschaft und Stadtentwicklung befasst sich in erster Linie mit der Stadtplanung und der Gebäudeunterhaltung. Neu- und Umbau von städtischen Gebäuden wie Schulen, Kitas oder Feuerwehrgerätehäusern gehören ebenso zum Aufgabengebiet wie die Ausweisung von Gewerbe- und Wohnbaugebieten. Außerdem werden hier die Immobilien An- und Verkäufe für die Stadt geregelt. Die Fachbereichsleiterin ist als Wirtschaftsfördererin und Unternehmerpilotin auch Ansprechpartnerin für die Wirtschaft.

Der seit dem 01.01.2003 bestehende Fachbereich 6 – Bauaufsicht (und Denkmalpflege) beschäftigt sich mit allen Hochbaumaßnahmen und dem Denkmalschutz. Hierzu gehören u.A. die Genehmigung von Garagen, Einfamilien- und Mehrfamilienhäuser bis zu Schulen und allen Gewerbebauten. Des Weiteren werden die großen Sonderbauten brandschutzrechtlich geprüft. Auch Grundstücksteilungen und die Eintragung von Baulasten gehören zu den Aufgaben. Wer Eigentumswohnungen errichten will, kommt an der erforderlichen Abgeschlossenheitsbescheinigung nicht vorbei.

Im Fachbereich 7 - Tiefbau und Umwelt sind alle Aufgaben zusammengefasst, die im weitesten Sinn mit der städtischen Infrastruktur zu tun haben. Dazu gehören neben dem klassischen Tiefbau mit Kanal- und Straßenbau auch die Breitbandversorgung mit schnellem Internet, der Umweltbereich u.a. mit den Themen Klimaschutz und Energieberatung. Dem Fachbereich 7 sind aber auch der Bauhof und der Abwasserbetrieb mit der Kläranlage angeschlossen.