Ein Archiv ist das Gedächtnis einer Stadt. Das Stadtarchiv von Schloß Holte-Stukenbrock ist unter archivischen Gesichtspunkten noch sehr jung. Es archiviert größtenteils die Unterlagen, die seit Entstehung der damaligen Gemeinde Schloß Holte-Stukenbrock im Jahre 1970 im Rahmen der Arbeit der Stadtverwaltung entstanden sind.

Ältere Unterlagen aus den Vorgängergemeinden Schloß Holte/Liemke und Sende, ehemals Amt Verl, sowie Stukenbrock, ehemals Amt Neuhaus, liegen in den Archiven der Rechtsnachfolger dieser Gemeinden. Für den Bereich Schloß Holte und Sende ist dies das Stadtarchiv Verl, für Stukenbrock das Stadtarchiv Paderborn.

Die Aufgaben des Stadtarchivs Schloß Holte-Stukenbrock sind vielfältig und lassen sich zu den Schwerpunkten Archivierung/Bestandsbildung, Bestanderhaltung und Auskunftserteilung zusammenfassen:

Wir verwahren Unterlagen, die aus der täglichen Arbeit der Stadtverwaltung entstanden sind: Akten, Protokolle, Urkunden, elektronische Daten, Medienprodukte. Wir sammeln Ansichtskarten, Fotos, Plakate, Karten, Pläne, Filme und Tonaufnahmen zur Schloß Holte-Stukenbrocker Geschichte.
Wir können Sammlungen und Nachlässe, die von historischer Bedeutung sind oder werden könnten, zur dauerhaften Aufbewahrung ins Archiv übernehmen. Dies gilt auch für Firmen-, Vereins- und private Dokumente.

Dabei können Sie uns unterstützen. Jede Ergänzung der Bestände ist willkommen!

Wir entscheiden unter archiv- und verwaltungswissenschaftlichen, rechtlichen und historischen Gesichtspunkten, was aus der Masse der Akten und Unterlagen der Stadtverwaltung als Archivgut dauerhaft aufbewahrt werden soll, um zukünftigen Generationen zu Erinnerungs- und Forschungszwecken zur Verfügung zu stehen.

Wir lagern das Archivgut unter geeigneten klimatischen Bedingungen, damit es die nächsten Jahrhunderte überdauern kann. Dazu veranlassen wir notwendige restauratorische und konservatorische Maßnahmen, die der Instandsetzung und dauerhaften Erhaltung dienen.

Wir erschließen das Archivgut durch sog. Findmittel und bedienen uns dabei hauptsächlich elektronischer Archivierungs- und Findsysteme.

Wir geben mündliche und schriftliche Auskünfte zur Stadt- und Familienforschung und beraten Sie individuell.

Wir weisen darauf hin, dass wir aufgrund vielfältiger gesetzlicher Vorgaben verschiedenste Schutzfristen beachten müssen, innerhalb derer wir das Archivgut nicht vorlegen dürfen.

Grundsätzlich gilt für Archivgut eine allgemeine Sperrfrist von 30 Jahren nach Schließung der Akten. Für personenbezogene Daten gelten zumeist erheblich längere Sperrfristen. Gleiches gilt für Unterlagen, die den Geheimhaltungsvorschriften unterliegen.

Da die im Stadtarchiv archivierten Dokumente und Unterlagen zumeist erst nach 1970 entstanden sind und die dazugehörigen Akten erst viele Jahre später geschlossen wurden, unterliegen die meisten Archivalien derzeit noch den Schutzfristen.
Wenden Sie sich bei Fragen gern an uns, wir prüfen dann individuell, ob wir Ihrem Informationswunsch nachkommen können und dürfen.

Auf Wunsch fertigen wir in unserem Haus Kopien von einzelnen Archivalien für Sie an.  Bitte beachten Sie, dass wir dafür Gebühren gemäß der städtischen Verwaltungsgebührensatzung vom 22.12.2015 erheben.

Seit dem 1. Januar 2009 gelten Personenstandsregister nach Ablauf bestimmter Fristen als Archivgut und werden von den Standesämtern an das jeweils zuständige Archiv abgegeben.

Das Stadtarchiv übernimmt die vom Standesamt geschlossenen Personenstandsregister und verwahrt derzeit folgende Register:

Stukenbrock

Geburtsregister vom 01.10.1874 bis zum 31.12.1906
Heiratsregister vom 01.10.1874 bis zum 31.12.1936
Sterberegister vom 01.10.1874 bis zum 31.12.1986

Schloß Holte

Es sind nur die Register von 1930-1936 und dann wieder ab 1954 vorhanden, das bedeutet für die archivische Nutzung:

Geburtenregister – derzeit nicht für die Nutzung freigegeben
Heiratsregister – derzeit ist nur bis 1936 freigegeben - jüngere Register sind noch gesperrt
Sterberegister von 1930-1936 | ab 1954 bis zum 31.12.1985 freigegeben

Dieselben Fristen gelten für damit zusammenhängendes Schriftgut wie Sammelakten und Namensverzeichnisse

Für die jeweiligen Folgejahre können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden beim Standesamt von Schloß Holte-Stukenbrock erhalten.

Sämtliche Personenstandregister sind nach den Regelungen des nordrhein-westfälischen Archivgesetzes benutzbar. Mit dem Übergang der Register an das Stadtarchiv Schloß Holte-Stukenbrock sind keine Beurkundungen mehr möglich, es können aber Auskünfte erteilt oder beglaubigte Kopien ausgestellt werden. Diese werden nach der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Schloß Holte-Stukenbrock vom 22.12.2015 berechnet.

Genealogische Quellen vor 1874

Daten über persönliche Ereignisse wie Taufen, Hochzeiten, Beerdigungen, Kommunionen oder Konfirmationen wurden in Deutschland seit dem 16. Jahrhundert in Kirchenbücher aufgezeichnet.
Informationen zur Quellenlage in deutschen evangelischen Kirchenarchive finden Sie im Kirchenbuchportal des Verbandes kirchlicher Archive.
In katholisch geprägten Gegenden wie Schloß Holte-Stukenbrock empfiehlt sich, zunächst Kontakt mit den Pfarrbüros der jeweiligen Kirchengemeinden aufzunehmen.


Ihre Ansprechpartnerin bei der Stadtverwaltung

Fachbereich Bildung, Sport & Kultur

Anja Martin

Tel.: 05207/8905-108
Fax: 05207/8905-541
E-Mail: kultur@stadt-shs.de
Rathaus: 1. OG, Zi. 108